Системы менеджмента

Сертификация систем менеджмента: какой стандарт нужен вашему бизнесу и зачем

Сертификат на систему менеджмента — независимое подтверждение того, что процессы компании управляемы: качество не зависит от настроения конкретного сотрудника, экологические риски учтены, а коррупционные — предотвращаются системно. В Национальной системе подтверждения соответствия Республики Беларусь сертификация проводится по государственным стандартам, идентичным международным ISO, поэтому сертификат понятен и белорусскому заказчику, и зарубежному партнёру.

Все стандарты систем менеджмента построены на одной логике — цикле постоянного улучшения «планируй → делай → проверяй → корректируй» и риск-ориентированном подходе: организация сама определяет свои риски и выстраивает управление ими. Это делает стандарты применимыми к любому размеру бизнеса — от ИП до холдинга: объём документации и глубина процедур масштабируются под организацию, а не наоборот.

В этом разделе — три стандарта, с которыми мы работаем: СТБ ISO 9001 (менеджмент качества), СТБ ISO 14001 (экологический менеджмент) и СТБ ISO 37001 (антикоррупционный менеджмент). Если вам нужна сертификация системы управления охраной труда по СТБ ISO 45001 — она живёт в разделе «Охрана труда» вместе с разработкой СУОТ, с которой обычно идёт в связке.

СТБ ISO 9001-2015: система менеджмента качества — базовый стандарт для любой отрасли

ISO 9001 — самый распространённый стандарт менеджмента в мире, и на то есть практическая причина: он описывает, как устроить компанию, чтобы результат был воспроизводимым. В основе — процессный подход: деятельность раскладывается на процессы с владельцами, входами, выходами и показателями. Дальше стандарт требует того, что хороший руководитель и так хочет: понятного распределения ответственности, управляемых документов, работы с несоответствиями и рекламациями (не «найти виноватого», а устранить причину), оценки поставщиков, регулярного анализа со стороны руководства.

Кому сертификат СМК нужен в первую очередь:

• строительным организациям — сертификат СМК входит в требования при аттестации и оценивается на подрядных торгах; это самый частый запрос среди наших клиентов, и мы ведём его в связке с аттестацией: единый пакет документов, согласованные сроки;
• производителям — заказчики и торговые сети запрашивают сертификат при заключении контрактов, а для отдельных схем сертификации продукции наличие работающей СМК упрощает и удешевляет процедуры;
• участникам госзакупок и экспортёрам — сертификат добавляет баллы в конкурсах и снимает вопросы зарубежных партнёров о зрелости процессов;
• компаниям в фазе роста — когда бизнес перерастает ручное управление, СМК становится каркасом: новые сотрудники входят в описанные процессы, а не в устную традицию.

Что мы делаем по 9001 конкретно

Диагностируем фактические процессы; разрабатываем политику и цели в области качества, описания процессов, обязательные документированные процедуры и формы записей — под вашу структуру, а не по шаблону из интернета; обучаем владельцев процессов и внутренних аудиторов; проводим внутренний аудит и анализ со стороны руководства; сопровождаем сертификационный аудит органа по сертификации до выдачи сертификата.

СТБ ISO 14001-2017: экологический менеджмент

Стандарт для компаний, чья деятельность связана с воздействием на окружающую среду: производства, строительство, транспорт, обращение с отходами. Ядро системы — реестр экологических аспектов: организация инвентаризирует, чем именно она воздействует на среду (выбросы, сбросы, отходы, потребление ресурсов), оценивает значимость каждого аспекта и выстраивает управление значимыми.

Практическая ценность для белорусского предприятия — в стыковке с природоохранным законодательством: система экологического менеджмента наводит порядок в разрешениях, нормативах, инструкциях по обращению с отходами, учёте и отчётности — том самом хозяйстве, за которое штрафует экологический надзор. Побочный эффект внедрения, который клиенты отмечают чаще всего, — экономия: учёт ресурсов и отходов делает видимыми потери, которые годами никто не считал.

Внешний мотив — рынок: европейские и крупные корпоративные заказчики включают ISO 14001 в квалификационные требования к поставщикам, а на тендерах с экологической составляющей сертификат даёт преимущество. Для экспортёра это аргумент в переговорах, для подрядчика — дополнительные баллы.

СТБ ISO 37001-2020: антикоррупционный менеджмент — новый стандарт деловой репутации

Самый молодой из трёх стандартов и самый быстрорастущий по спросу. Система менеджмента борьбы с коррупцией — это выстроенные и документированные процедуры:

• оценка коррупционных рисков по направлениям деятельности и должностям;
• due diligence — проверка контрагентов и деловых партнёров перед сделками;
• правила в отношении подарков, представительских расходов, благотворительности и спонсорства;
• каналы информирования о нарушениях и защита заявителей;
• антикоррупционные обязательства в договорах и при найме;
• назначенная функция антикоррупционного комплаенса с реальными полномочиями.

Поводы для сертификации прагматичны. Участие в государственных закупках и крупных корпоративных тендерах — комплаенс-требования ужесточаются с каждым годом, и сертифицированная система становится фильтром допуска. Работа с иностранным капиталом и международными компаниями — для них проверка антикоррупционной системы партнёра обязательна. Наконец, защита самой организации и её руководителей: выстроенная система снижает и вероятность инцидента, и тяжесть его последствий — наличие работающих процедур предупреждения демонстрирует добросовестность юридического лица.

Интегрированные системы: два стандарта дешевле, чем два раза по одному

Стандарты ISO намеренно построены на единой структуре высокого уровня: контекст организации, лидерство, планирование, обеспечение, деятельность, оценка, улучшение. Это означает, что значительная часть документации — политика, управление документами, внутренние аудиты, корректирующие действия, анализ руководства — у систем общая. При одновременном внедрении 9001 + 14001 или 9001 + 37001 вы получаете интегрированную систему менеджмента: один комплект базовых процедур, один цикл аудитов, согласованные сертификационные визиты — заметно дешевле и легче для персонала, чем два независимых проекта с разрывом в год.

Как проходит сертификация: от диагностики до сертификата

1. Диагностика. Изучаем фактические процессы и документы, сопоставляем с требованиями выбранного стандарта, составляем карту разрывов и реалистичный план работ с трудозатратами вашей стороны — сюрпризов в середине проекта не будет.
2. Разработка документации. Политика, цели, описания процессов, процедуры и формы записей — под ваши процессы. Принцип простой: хорошая система менеджмента упрощает работу, а не обвешивает её бумагами; всё, что можно не документировать, — не документируем.
3. Внедрение и обучение. Запускаем процедуры в работу, обучаем руководителей, владельцев процессов и внутренних аудиторов — чтобы к моменту аудита система имела рабочую историю: заполненные записи, проведённые совещания, реальные корректирующие действия.
4. Внутренний аудит и анализ руководства. Обязательное условие допуска к сертификации — проводим полный цикл и устраняем найденное.
5. Сертификационный аудит. Сопровождаем оценку органом по сертификации: присутствуем на аудите, помогаем корректно отвечать на вопросы, закрываем выявленные несоответствия до выдачи сертификата.

Сертификат действует три года с ежегодным инспекционным контролем. Мы ведём календарь контролей, готовим к каждому и обновляем документацию при изменениях в организации — сертификат не «сгорает» из-за пропущенной даты или устаревшей структуры.

Три мифа о сертификации ISO

• «Это просто бумажка». Купленный формально сертификат не переживает первый же инспекционный контроль, а опытный заказчик отличает работающую систему от декоративной за десять минут разговора. Система должна работать — но выстроить её можно рационально, под размер и специфику бизнеса, без бюрократии ради бюрократии.
• «Нужен отдел качества и год времени». Для компании малого и среднего размера внедрение занимает от одного до трёх месяцев. Отдельный отдел не нужен — нужны назначенные ответственные и два-три часа в неделю внимания руководителя на период внедрения.
• «Стандарты — для производств, нам в услугах это не подходит». ISO 9001 и 37001 отраслево нейтральны: мы сертифицировали строителей, проектировщиков, сервисные и торговые компании. Требования адаптируются под процессы, а не наоборот.

Частые вопросы

Какой орган по сертификации выбрать?

Работаем с аккредитованными органами Национальной системы подтверждения соответствия и поможем выбрать под вашу задачу — с учётом отрасли, географии и требований ваших заказчиков.

У нас уже есть сертификат, но система «умерла» — что делать перед инспекционным контролем?

Частый случай: ответственный уволился, записи не ведутся год. Реанимируем систему: актуализируем документацию, восстанавливаем цикл аудитов и записей, готовим людей — как правило, успеваем к контролю без потери сертификата.

Что выгоднее: сначала 9001, потом 14001 — или сразу вместе?

Если потребность в обоих подтверждена (например, тендерные требования), выгоднее интегрированный проект. Если 14001 «на вырост» — начните с 9001: базовые процедуры станут фундаментом, и достроить экологический контур позже будет дёшево.

Не уверены, какой стандарт даст максимальный эффект именно вам? Опишите отрасль и цель — торги, экспорт, требование заказчика, наведение порядка — и мы порекомендуем стандарт или их комбинацию, посчитаем срок и стоимость.